Apra subito il wiki aziendale e cerchi "onboarding". Quanti risultati ottiene?
Se è un'azienda globale, immagino che non sia uno solo. Probabilmente si tratta di qualcosa di simile:
Onboarding Guide (EN)- CODICEBLOCCO_1
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Cinque documenti. Tutti riguardano più o meno la stessa cosa. Tutti leggermente diversi. Tutti mantenuti da persone diverse con tempistiche diverse. Alcuni attuali, altri in ritardo di tre mesi, uno di cui nessuno è più sicuro.
Questo è ciò che accade quando la piattaforma di documentazione non è in grado di gestire correttamente i contenuti multilingue. Si finisce per copiare l'intero documento per ogni mercato, e ogni copia si allontana lentamente dalle altre.
La trappola del copia-e-localizza
L'inizio è abbastanza innocente. Avete un'ottima guida all'onboarding in inglese. L'ufficio di Berlino ne ha bisogno in tedesco, quindi qualcuno la copia, la traduce e aggiunge le parti specifiche per la Germania: Formazione DSGVO, informazioni Betriebsrat, iscrizione all'assicurazione sanitaria locale.
Poi Tokyo ne ha bisogno. Copia di nuovo. Tradurre. Aggiunga le informazioni specifiche per il Giappone: registrazione hanko, procedura per il pass dei pendolari, guida al galateo in ufficio.
São Paulo è il prossimo. Stessa cosa. Copiare, tradurre, aggiungere contenuti locali sui requisiti del CLT, sui buoni pasto e sui documenti fiscali.
Ora ha quattro documenti. L'originale inglese viene aggiornato regolarmente. La versione tedesca è stata aggiornata lo scorso trimestre. La versione giapponese... qualcuno pensa che Tanaka-san l'abbia aggiornata in ottobre. La versione brasiliana è stata creata da un appaltatore che se n'è andato e nessuno l'ha più toccata.
Ogni copia è un onere di manutenzione. E ognuna di esse contiene un mix di contenuti condivisi (le cose che sono uguali dappertutto) e di contenuti locali (le cose specifiche di quel mercato). Ma la piattaforma non conosce la differenza. Si tratta solo di testo su una pagina.
Quindi, quando qualcuno aggiorna la sezione della politica di sicurezza nell'originale inglese, nessuno aggiorna le altre quattro. O peggio, qualcuno aggiorna quella tedesca ma non quella giapponese. Ora avete cinque documenti che dicono tutti cose leggermente diverse sulla stessa politica aziendale.
Il vero problema: i contenuti condivisi e quelli locali sono mescolati insieme
Il fatto è che la maggior parte di questi documenti sono identici al 70-80%. Le fasi di onboarding, l'impostazione degli strumenti, le politiche di sicurezza, la sezione dei valori aziendali, l'elenco di "chi contattare". Tutto ciò è identico indipendentemente dal fatto che si trovi a Berlino, Tokyo o San Paolo.
Gli aspetti locali rappresentano forse il 20-30% del documento. Requisiti specifici di conformità, vantaggi locali, processi regionali, contatti del team per quell'ufficio.
Ma quando tutto vive in un grande documento piatto per lingua, non c'è modo di capire quali parti sono condivise e quali sono locali. Un aggiornamento del contenuto condiviso significa controllare e aggiornare manualmente ogni copia. E nessuno lo fa in modo coerente. Ecco perché le copie vanno alla deriva.
Un documento. Tutto qui.
In Rasepi, la guida all'onboarding è un unico documento. Non uno per lingua. Uno.
Il contenuto condiviso, quel 70-80% che è uguale ovunque, viene scritto una volta in inglese e tradotto automaticamente in tutte le lingue utilizzate dal suo team. Quando qualcuno aggiorna la sezione della politica di sicurezza in inglese, viene ritradotto in tedesco, giapponese, portoghese e francese in pochi secondi. Nessuna copia manuale. Niente "qualcuno dovrebbe aggiornare le altre versioni".
I contenuti locali vivono nella rispettiva versione linguistica. La sezione di formazione DSGVO esiste solo nella versione tedesca. Il processo hanko esiste solo nella versione giapponese. I requisiti CLT esistono solo nella versione portoghese. Queste sezioni sono contrassegnate come contenuto unico, appartengono a quella lingua e non vengono mai sovrascritte dalla ritraduzione.
Abbiamo spiegato esattamente come funziona nel nostro post su [come funzionano le traduzioni Rasepi] (/it/blog/how-rasepi-translations-work-and-why-they-sound-like-your-team/). La versione breve: ogni paragrafo ha la propria identità. I paragrafi condivisi vengono tradotti e monitorati. I paragrafi unici appartengono alla loro lingua e nessun altro li tocca.
Il risultato? La sua ricerca su wiki di "onboarding" restituisce un solo risultato. Solo "Onboarding". Se lo apre in inglese, vedrà la versione inglese con tutti i contenuti condivisi. Aprendolo in tedesco, vedrà lo stesso contenuto condiviso in tedesco più le sezioni specifiche per la Germania. Lo apra in giapponese, lo stesso contenuto condiviso in giapponese più le sezioni specifiche per il Giappone.
Un documento. Non cinque. Non cinque documenti che marciscono lentamente a velocità diverse.
Cosa cambia in realtà
Non è solo più ordinato. Cambia radicalmente il modo in cui la sua documentazione funziona in tutti gli uffici.
Gli aggiornamenti arrivano a tutti
Quando aggiorna la parte condivisa della guida all'onboarding, viene aggiornata in tutte le lingue. Non alla fine, non dopo che qualcuno si ricorda di farlo. Automaticamente. Il paragrafo modificato viene ritradotto. Tutto il resto rimane esattamente dov'era.
Ciò significa che l'ufficio di Tokyo legge la stessa politica aziendale dell'ufficio di Londra. Non la versione di sei mesi fa che nessuno ha aggiornato.
I team locali sono proprietari dei loro contenuti locali
Il suo team di Monaco può aggiungere una sezione sullo sconto della palestra locale senza preoccuparsi che venga cancellata dal prossimo aggiornamento in inglese. Il loro contenuto unico è loro. Rimane nella versione tedesca, non influenzato da eventuali modifiche alla fonte inglese.
Lo stesso vale per tutti gli altri uffici. I contenuti locali sono veramente locali. Non interferisce con il contenuto condiviso, e il contenuto condiviso non interferisce con esso.
I nuovi assunti ricevono le informazioni giuste
Un nuovo assunto a San Paolo apre la guida all'onboarding e vede tutto ciò di cui ha bisogno. Le sezioni condivise (strumenti, sicurezza, valori) sono in portoghese. Le sezioni specifiche per il Brasile (CLT, documenti fiscali, buoni pasto) sono lì accanto. Un unico documento, tutto nella loro lingua, niente di mancante, niente di obsoleto.
Non hanno bisogno di sapere che altri tre uffici hanno sezioni locali diverse. Vedono solo la loro versione. Pulita e completa.
Il suo numero di pagine diminuisce
Questo è il semplice calcolo. Se ha 50 documenti chiave e li mantiene in 5 lingue con l'approccio copia-e-localizza, ha 250 documenti. In Rasepi, ne ha 50. Ognuno con versioni linguistiche che condividono contenuti comuni e mantengono le proprie sezioni locali.
250 documenti da mantenere contro 50. Si tratta di 200 pagine di spese generali di manutenzione che scompaiono.
Non si tratta solo di onboarding
L'onboarding è l'esempio più ovvio, perché ogni azienda globale ha questo problema. Ma lo stesso schema si presenta ovunque:
- Guide di distribuzione. I passaggi fondamentali sono gli stessi, ma il team di Berlino utilizza un server di staging locale e Tokyo ha un processo di approvazione diverso.
- Documentazione sulla conformità.** Sezione GDPR per l'Europa, LGPD per il Brasile, APPI per il Giappone. Tutti nello stesso documento, ognuno dei quali appare solo quando è rilevante.
- Benefici e politiche HR. La politica di congedo parentale è diversa in ogni Paese. I valori aziendali sono gli stessi ovunque.
- Il prodotto funziona allo stesso modo ovunque, ma i metodi di pagamento, gli orari di assistenza e le normative regionali variano.
Ognuno di questi è un documento che la maggior parte delle aziende conserva in copie separate per ogni mercato. E ognuno di essi potrebbe essere un unico documento con contenuti condivisi e locali.
L'effetto composto
Ecco dove il problema diventa reale. Un'azienda con 200 documenti in 4 mercati non sta mantenendo 200 documenti. Ne sta gestendo 800. Ma il personale è impiegato per 200. Quindi, ciò che accade realmente è:
- Le versioni in inglese sono aggiornate
- Le versioni tedesche sono per lo più aggiornate
- Le versioni francesi sono indietro
- Le versioni giapponesi sono un punto interrogativo
Le sembra familiare?
In Rasepi, vengono gestiti 200 documenti. Il contenuto condiviso viene tradotto automaticamente. I contenuti locali vengono aggiunti dai team locali. Ogni versione è aggiornata come quella inglese, più le aggiunte locali che il team regionale ha fatto.
Anche i costi di traduzione sono inferiori. Quando aggiorna un paragrafo in inglese, solo quel paragrafo viene ritradotto in tutte le lingue. Non l'intero documento, né tutti i 200 documenti. Solo il paragrafo effettivamente cambiato. Abbiamo scritto in dettaglio come funziona, includendo il glossario e le regole di stile che fanno sì che il contenuto tradotto suoni naturale.
Un rapido controllo di base
Se gestisce un team globale, si chieda:
- **Quanti documenti duplicati ha? ** Cerchi lo stesso argomento e conti le copie specifiche della lingua.
- **Quanto sono aggiornate le versioni non inglesi? ** Controlli la data di ultima modifica dei documenti in tedesco, francese o giapponese. Quanto sono indietro?
- **I team locali aggiungono contenuti alle loro versioni? ** O hanno rinunciato perché vengono sovrascritti?
- **Quanto tempo impiega l'onboarding negli uffici non inglesi? ** Se è più lungo, è probabile che la documentazione non li stia servendo correttamente.
Se le risposte la mettono a disagio, non è il solo. La maggior parte delle aziende non si rende conto di quante spese generali ha creato, finché non conta effettivamente le copie.
La documentazione deve crescere con la sua azienda, non moltiplicarsi. Ogni copia che mantiene è una copia che può rimanere indietro, confondere un nuovo assunto o contraddire la versione che qualcun altro sta leggendo. Un documento per argomento, con contenuti condivisi tradotti e contenuti locali al loro posto, è il modo in cui la documentazione dovrebbe funzionare in un'azienda globale.
Il suo wiki non dovrebbe avere bisogno di cinque copie dello stesso documento. Una è sufficiente. Passi condivisi tradotti, passi locali per lingua. Tutto qui.