Ouvrez le wiki de votre entreprise et cherchez "onboarding". Combien de résultats obtenez-vous ?
Si vous êtes une entreprise internationale, je suppose qu'il n'y en a pas un seul. C'est probablement quelque chose comme ça :
Onboarding Guide (EN)Onboarding Guide - GermanyOnboarding Guide - JapanOnboarding LATAM (draft)Onboarding - New (DO NOT USE OLD ONE)
Cinq documents. Tous couvrent à peu près la même chose. Tous légèrement différents. Tous maintenus par des personnes différentes selon des calendriers différents. Certains sont à jour, d'autres ont trois mois de retard, et l'un d'entre eux n'est plus connu de personne.
C'est ce qui se passe lorsque votre plateforme de documentation ne peut pas gérer correctement le contenu multilingue. Vous finissez par copier l'intégralité du document pour chaque marché, et chaque copie s'éloigne lentement des autres.
Le piège de la copie et de la localisation
Tout commence de manière assez innocente. Vous avez un excellent guide d'accueil en anglais. Le bureau de Berlin en a besoin en allemand, alors quelqu'un le copie, le traduit et y ajoute les éléments spécifiques à l'Allemagne : formation DSGVO, informations sur le Betriebsrat, inscription à l'assurance maladie locale.
Puis Tokyo en a besoin. Copier à nouveau. Traduire. Ajouter les éléments spécifiques au Japon : inscription au hanko, procédure d'obtention de la carte de transport, guide de l'étiquette au bureau.
Vient ensuite São Paulo. Même chose. Copier, traduire, ajouter du contenu local sur les exigences du CLT, les chèques-repas et les documents fiscaux.
Vous avez maintenant quatre documents. L'original anglais est régulièrement mis à jour. La version allemande a été mise à jour au cours du dernier trimestre. La version japonaise... quelqu'un pense que Tanaka-san l'a mise à jour en octobre. La version brésilienne a été créée par un contractant qui est parti, et personne n'y a touché depuis.
**Et chacune d'entre elles contient un mélange de contenu partagé (ce qui est identique partout) et de contenu local (ce qui est spécifique à ce marché). Mais la plateforme ne fait pas la différence. Ce n'est que du texte sur une page.
Ainsi, lorsque quelqu'un met à jour la section relative à la politique de sécurité dans l'original anglais, personne ne met à jour les quatre autres. Ou pire encore, quelqu'un met à jour la section allemande, mais pas la section japonaise. Vous vous retrouvez alors avec cinq documents qui disent tous des choses légèrement différentes sur la même politique de l'entreprise.
Le vrai problème : le contenu partagé et le contenu local sont mélangés
Le fait est que la plupart de ces documents sont identiques à 70-80 %. Les étapes d'intégration, la configuration des outils, les politiques de sécurité, la section sur les valeurs de l'entreprise, la liste des personnes à contacter. Tout cela est identique, que vous soyez à Berlin, à Tokyo ou à São Paulo.
Les éléments locaux représentent peut-être 20 à 30 % du document. Les exigences de conformité spécifiques, les avantages locaux, les processus régionaux, les contacts de l'équipe pour ce bureau.
Mais lorsque tout se trouve dans un seul grand document plat par langue, il n'y a aucun moyen de savoir quelles sont les parties partagées et quelles sont les parties locales. Une mise à jour du contenu partagé implique de vérifier et de mettre à jour manuellement chaque copie. Ce que personne ne fait systématiquement. C'est pourquoi vos copies dérivent.
Un document. C'est tout.
Dans Rasepi, le guide d'accueil est un seul document. Pas un par langue. Un seul.
Le contenu partagé, les 70 à 80 % qui sont les mêmes partout, est rédigé une fois en anglais et traduit automatiquement dans toutes les langues utilisées par votre équipe. Lorsque quelqu'un met à jour la section relative à la politique de sécurité en anglais, elle est retraduite en allemand, en japonais, en portugais et en français en quelques secondes. Pas de copie manuelle. Pas de "quelqu'un devrait mettre à jour les autres versions".
Le contenu local vit dans sa version linguistique respective. La section de formation de l'OGDV n'existe que dans la version allemande. Le processus hanko n'existe que dans la version japonaise. Les exigences du CLT n'existent que dans la version portugaise. Ces sections sont identifiées comme un contenu unique, elles appartiennent à cette langue et ne sont jamais écrasées par une nouvelle traduction.
Nous avons expliqué exactement comment cela fonctionne dans notre article sur [le fonctionnement des traductions Rasepi] (/en/blog/how-rasepi-translations-work-and-why-the-the-sound-like-your-team/). En bref : chaque paragraphe a sa propre identité. Les paragraphes partagés sont traduits et suivis. Les paragraphes uniques appartiennent à leur langue et rien d'autre ne les touche.
Le résultat ? Votre recherche wiki pour "onboarding" ne donne qu'un seul résultat. Juste "Onboarding". Si vous l'ouvrez en anglais, vous verrez la version anglaise avec tout le contenu partagé. Ouvrez-le en allemand, vous verrez le même contenu partagé en allemand plus les sections spécifiques à l'Allemagne. Ouvrez-la en japonais, vous voyez le même contenu partagé en japonais plus les sections spécifiques au Japon.
Un seul document. Pas cinq. Pas cinq documents qui pourrissent lentement à des vitesses différentes.
Ce que cela change réellement
Ce n'est pas seulement plus ordonné. Il modifie fondamentalement le fonctionnement de votre documentation d'un bureau à l'autre.
Les mises à jour parviennent à tout le monde
Lorsque vous mettez à jour la partie partagée du guide d'accueil, elle est mise à jour dans toutes les langues. Pas à terme, pas après que quelqu'un se soit souvenu de le faire. Automatiquement. Le paragraphe que vous avez modifié est retraduit. Tout le reste reste exactement au même endroit.
Cela signifie que votre bureau de Tokyo lit la même politique d'entreprise que votre bureau de Londres. Pas la version d'il y a six mois que personne n'a eu le temps de mettre à jour.
Les équipes locales sont propriétaires de leur contenu local
Votre équipe de Munich peut ajouter une section sur la réduction locale dans les salles de sport sans craindre qu'elle soit effacée par la prochaine mise à jour en anglais. Leur contenu unique leur appartient. Il reste dans la version allemande, sans être modifié par les changements apportés à la source anglaise.
Il en va de même pour tous les autres bureaux. Le contenu local est véritablement local. Il n'interfère pas avec le contenu partagé, et le contenu partagé n'interfère pas avec lui.
Les nouveaux embauchés reçoivent les bonnes informations
Un nouvel employé de São Paulo ouvre le guide d'intégration et y trouve tout ce dont il a besoin. Les sections partagées (outils, sécurité, valeurs) sont en portugais. Les sections spécifiques au Brésil (CLT, documents fiscaux, chèques-repas) sont juste à côté. Un seul document, tout dans leur langue, rien ne manque, rien n'est dépassé.
Ils n'ont pas besoin de savoir que trois autres bureaux ont des sections locales différentes. Ils voient simplement leur version. Propre et complet.
Le nombre de pages diminue
C'est un calcul simple. Si vous avez 50 documents clés et que vous les gérez dans 5 langues avec l'approche "copier et localiser", vous avez 250 documents. Dans Rasepi, vous en avez 50. Chacun avec des versions linguistiques qui partagent un contenu commun et maintiennent leurs propres sections locales.
250 documents à gérer contre 50. Ce sont 200 pages de frais généraux de maintenance qui disparaissent.
Il n'y a pas que l'onboarding
L'intégration est l'exemple le plus évident, car toutes les entreprises internationales sont confrontées à ce problème. Mais le même schéma se retrouve partout :
- Les étapes de base sont les mêmes, mais l'équipe de Berlin utilise un serveur de stockage local et Tokyo a un processus d'approbation différent.
- Documentation de conformité** Section GDPR pour l'Europe, LGPD pour le Brésil, APPI pour le Japon. Tous dans le même document, chacun n'apparaissant que là où il est pertinent.
- Les avantages sociaux et les politiques de ressources humaines **La politique en matière de congé parental est différente dans chaque pays. Les valeurs de l'entreprise sont les mêmes partout.
- Le produit fonctionne de la même manière partout, mais les méthodes de paiement, les heures d'ouverture de l'assistance et les réglementations régionales varient.
Chacun de ces éléments est un document que la plupart des entreprises conservent sous forme de copies distinctes pour chaque marché. Et chacun d'entre eux pourrait être un document unique avec un contenu partagé et local.
L'effet composé
C'est là que les choses se compliquent. Une entreprise qui possède 200 documents répartis sur 4 marchés ne gère pas 200 documents. Elle en gère 800. Mais elle a du personnel pour 200. Ce qui se passe en réalité, c'est que
- Les versions anglaises sont à jour
- Les versions allemandes sont en grande partie à jour
- Les versions françaises sont en retard
- Les versions japonaises sont un point d'interrogation
Cela vous semble familier ?
Rasepi gère 200 documents. Le contenu partagé est traduit automatiquement. Le contenu local est ajouté par les équipes locales. Chaque version est aussi actuelle que la version anglaise, plus les ajouts locaux effectués par l'équipe régionale.
Les coûts de traduction sont également moins élevés. Lorsque vous mettez à jour un paragraphe en anglais, seul ce paragraphe est retraduit dans toutes les langues. Pas le document entier, ni les 200 documents. Seul le paragraphe qui a été modifié l'est. Nous avons expliqué [comment cela fonctionne] (/fr/blog/how-rasepi-translations-work-and-why-the-the-sound-like-your-team/) en détail, y compris le glossaire et les règles de style qui rendent le contenu traduit naturel.
Une vérification rapide
Si vous dirigez une équipe internationale, posez-vous la question :
- **Recherchez le même sujet et comptez les copies spécifiques à la langue.
- **Quelle est l'actualité des versions non anglaises ? ** Vérifiez la date de dernière modification de vos documents allemands, français ou japonais. Quel est leur retard ?
- **Les équipes locales ajoutent-elles du contenu à leurs versions ? ou ont-elles renoncé à le faire parce qu'il est écrasé ?
- **Combien de temps dure l'onboarding dans les bureaux non anglophones ? ** Si c'est plus long, il y a de fortes chances que la documentation ne les serve pas correctement.
Si les réponses vous mettent mal à l'aise, vous n'êtes pas le seul. La plupart des entreprises ne se rendent pas compte de l'ampleur des frais généraux qu'elles ont engendrés jusqu'à ce qu'elles comptent les copies.
La documentation doit s'adapter à votre entreprise, et non se multiplier. Chaque copie que vous conservez est une copie qui peut prendre du retard, embrouiller un nouvel employé ou contredire la version que quelqu'un d'autre est en train de lire. Un document par sujet, avec un contenu partagé traduit et un contenu local à sa place, voilà comment la documentation devrait fonctionner dans une entreprise internationale.
**Votre wiki ne devrait pas avoir besoin de cinq copies du même document. Un seul suffit. Des étapes partagées traduites, des étapes locales par langue. C'est tout.