今すぐ会社のwikiを開き、"onboarding "と検索してください。いくつの結果が得られますか？
グローバル企業であれば、1つではないと思います。おそらくこんな感じでしょう：
- コードブロック_0__
- コードブロック_1
- コードブロック2
- コードブロック3
- コードブロック4
5つの文書。どれもほぼ同じ内容。すべて微妙に異なる。すべて異なる人が異なるスケジュールで管理。あるものは最新のもの、あるものは3ヶ月遅れ、あるものはもう誰もよくわからないもの。
これは、ドキュメント・プラットフォームが多言語コンテンツを適切に扱えない場合に起こることです。結局、市場ごとに文書全体をコピーすることになり、それぞれのコピーは徐々に他のものから離れていきます。
1つのドキュメント、すべての言語](/ja/blog/img/one-document-all-languages.svg)
コピー＆ローカライズの罠
最初は何の罪もありません。あなたは英語の素晴らしいオンボーディングガイドを持っています。ベルリン支社はそれをドイツ語で必要としているので、誰かがそれをコピーし、翻訳し、ドイツ特有の部分を追加します：DSGVOのトレーニング、Betriebsratの情報、地域の健康保険加入などです。
次に東京でも必要です。またコピー。翻訳。日本特有のものを追加：ハンコの登録、定期券の手続き、オフィスでのマナーガイド。
次はサンパウロ。これも同じ。コピーし、翻訳し、CLTの要件、食事券、税金に関する現地コンテンツを追加。
これで4つの書類ができました。英語のオリジナルは定期的に更新されます。ドイツ語版は前四半期に更新されました。日本語版は...田中さんが10月に更新したと思われる人がいます。ブラジル版は契約社員が作成したもので、その契約社員は退職し、それ以来誰も手をつけていません。
**そしてそのどれもが、共有コンテンツ（どこでも同じもの）とローカルコンテンツ（その市場特有のもの）を含んでいます。しかし、プラットフォームはその違いを知りません。すべてはページ上のテキストに過ぎないのです。
そのため、誰かが英語版のセキュリティポリシーのセクションを更新しても、他の4つのセクションは更新されません。さらに悪いことに、誰かがドイツ語の方を更新して、日本語の方は更新しないということもあります。こうして、同じ会社のポリシーについて、微妙に異なることが書かれた5つの文書ができあがります。
本当の問題：共有コンテンツとローカルコンテンツが混在していること
実は、これらのドキュメントのほとんどは70～80％同じなのです。オンボーディングの手順、ツールのセットアップ、セキュリティポリシー、会社の価値観のセクション、「連絡先」リスト。ベルリンにいても、東京にいても、サンパウロにいても、すべて同じです。
ローカルな内容は、ドキュメントの20～30％程度です。特定のコンプライアンス要件、現地の福利厚生、現地のプロセス、そのオフィスのチーム連絡先などです。
しかし、すべてが言語ごとに1つの大きなフラットなドキュメントにある場合、どの部分が共有され、どの部分がローカルなのかを見分ける方法がありません。共有コンテンツの更新は、すべてのコピーを手作業でチェックし、更新することを意味します。それを一貫して行う人はいません。そのため、コピーが流れてしまうのです。
1つのドキュメント。それだけ。
ラセピでは、オンボーディングガイドは1つのドキュメントです。言語ごとに1つではありません。一つです。
共有コンテンツ、つまりどこでも同じ70～80％は英語で一度書かれ、チームが使うすべての言語に自動的に翻訳されます。誰かが英語のセキュリティポリシーのセクションを更新すると、数秒以内にドイツ語、日本語、ポルトガル語、フランス語に再翻訳されます。手動でコピーする必要はありません。誰かが他のバージョンを更新する必要があります。
ローカルコンテンツはそれぞれの言語バージョンに存在します。DSGVOのトレーニングセクションはドイツ語版のみに存在します。ハンコプロセスは日本語版のみ。CLTの要件はポルトガル語版にのみ存在します。これらのセクションは独自のコンテンツとしてフラグが立てられ、その言語に属し、再翻訳によって上書きされることはありません。
この仕組みについては、ラセピ翻訳の仕組みで詳しく説明しています。簡単に説明しますと、各段落は独自のアイデンティティを持っています。共有された段落は翻訳され、追跡されます。独自の段落はその言語に属し、それ以外には何も触れません。
結果は？ウィキで "onboarding "を検索すると、1つの結果が返されます。"Onboarding "だけです。英語で開くと、すべての共有コンテンツを含む英語版が表示されます。ドイツ語で開くと、同じ共有コンテンツがドイツ語で表示され、ドイツ固有のセクションも表示されます。日本語で開くと、同じ共有コンテンツが日本語で表示され、日本固有のセクションも表示されます。
1つのドキュメント。5つではありません。5つの文書が別々のスピードでゆっくりと腐っていくのではありません。
これで実際に変わること
これは単に整理整頓されただけではありません。オフィス間のドキュメントの連携が根本的に変わるのです。
アップデートが実際に全員に届きます
オンボーディングガイドの共有部分を更新すると、すべての言語で更新されます。最終的にではなく、誰かがそれを行うことを思い出した後でもありません。自動的に更新されます。あなたが変更した段落は再翻訳されます。それ以外はすべて元のままです。
つまり、東京オフィスはロンドンオフィスと同じ会社規定を読むことになります。誰も更新しなかった半年前のバージョンではありません。
ローカルチームがローカルコンテンツを所有
ミュンヘンのチームは、次の英語のアップデートで消されることを心配することなく、地域のジム割引についてのセクションを追加することができます。彼らのユニークなコンテンツは彼らのものです。英語版のソースが変更されても、ドイツ語版にはそのまま残ります。
他のオフィスも同じです。ローカルコンテンツは純粋にローカルなものです。共有コンテンツに干渉することもなく、共有コンテンツに干渉されることもありません。
新入社員は正しい情報を入手
サンパウロの新入社員が入社ガイドを開くと、必要な情報がすべて表示されます。共有セクション（ツール、セキュリティ、価値観）はポルトガル語です。ブラジルに特化したセクション（CLT、税務書類、食事券）はすぐそばにあります。1つの文書で、すべてが彼らの言語で、不足はなく、時代遅れもありません。
他の3つのオフィスに異なるローカルセクションがあることを知る必要はありません。彼らは自分たちのバージョンを見るだけです。クリーンで完全。
ページ数の減少
これは単純な計算です。50の重要な文書があり、コピー＆ローカライズのアプローチで5つの言語で管理すると、250の文書があります。ラセピでは50です。それぞれの言語版は、共通のコンテンツを共有し、独自のローカルセクションを維持します。
250の文書と50の文書。200ページ分のメンテナンスのオーバーヘッドが消えます。
#オンボーディングだけではありません
すべてのグローバル企業がこの問題を抱えているため、オンボーディングは明らかな例です。しかし、どこでも同じパターンが見られます：
- デプロイメントガイド.** コアステップは同じですが、ベルリンのチームはローカルのステージングサーバーを使用し、東京では承認プロセスが異なります。
- ヨーロッパのGDPRセクション、ブラジルのLGPD、日本のAPPI。すべて同じ文書で、それぞれが関連するところだけ登場します。
- 育児休暇制度は国によって異なります。会社の価値観はどこでも同じです。
- 顧客向けヘルプ文書. 製品はどこでも同じように機能しますが、支払い方法、サポート時間、地域の規制は異なります。
これらの文書は、ほとんどの企業が市場ごとに別個のコピーとして管理しています。そして、その1つ1つが、共有されたローカルな内容を持つ1つの文書になる可能性があります。
複合効果
ここからが本題です。4つの市場で200のドキュメントを管理する企業は、200のドキュメントを管理しているわけではありません。800を管理しているのです。しかし、彼らは200のために人員を配置しています。そこで実際に起こることは
- 英語版は最新版
- ドイツ語版はほぼ最新
- フランス語版は遅れています
- 日本語版は疑問符
聞き覚えがありますか？
ラセピでは200の文書を管理しています。共有コンテンツは自動的に翻訳されます。ローカルコンテンツはローカルチームによって追加されます。すべてのバージョンは英語版と同じ最新版で、地域チームが追加したものはすべてローカル版です。
翻訳コストも抑えられます。英語の段落を1つ更新すると、その段落だけがすべての言語で再翻訳されます。文書全体でもなく、200の文書すべてでもありません。実際に変更された段落だけです。その仕組み](/ja/blog/how-rasepi-translations-work-and-why-they-sound-your-team/)については、翻訳されたコンテンツを自然に聞こえるようにするための用語集やスタイルルールを含めて、詳しく書きました。
簡単な直感チェック
グローバルチームを運営しているなら、自問してみてください：
1.**同じトピックを検索し、言語ごとのコピーを数えます。 2.**ドイツ語、フランス語、日本語の文書の最終編集日を確認してください。どれくらい遅れていますか？ 3.**それとも、上書きされてしまうので、あきらめてしまったのでしょうか？ 4.**英語圏以外のオフィスではオンボーディングにどれくらい時間がかかりますか？
この答えに違和感を覚えたとしても、それはあなただけではありません。ほとんどの企業は、実際にコピーを数えてみるまで、自分たちがどれだけのオーバーヘッドを作り出しているのか気づきません。
ドキュメンテーションは、企業に合わせて拡張すべきものであり、増殖すべきものではありません。あなたが維持するすべてのコピーは、遅れをとったり、新入社員を混乱させたり、他の誰かが読んでいるバージョンと矛盾する可能性のあるコピーです。トピックごとに1つのドキュメントを作成し、共有コンテンツは翻訳し、ローカルコンテンツはあるべき場所に配置することが、グローバル企業におけるドキュメントのあるべき姿です。
あなたのwikiは同じドキュメントのコピーを5つも必要とすべきではありません。1つで十分です。翻訳された共有ステップ、言語ごとのローカルステップ。それだけです。