Öffne jetzt dein Unternehmens-Wiki und suche nach "Onboarding". Wie viele Ergebnisse erhältst du?
Wenn du ein globales Unternehmen bist, ist es vermutlich nicht eines. Es ist wahrscheinlich so etwas wie das hier:
Onboarding Guide (EN)Onboarding Guide - GermanyOnboarding Guide - JapanOnboarding LATAM (draft)Onboarding - New (DO NOT USE OLD ONE)
Fünf Dokumente. Alle behandeln ungefähr die gleiche Sache. Alle leicht unterschiedlich. Alle werden von verschiedenen Leuten nach unterschiedlichen Zeitplänen gepflegt. Manche sind aktuell, manche liegen drei Monate zurück, bei einem ist sich niemand mehr sicher.
Das passiert, wenn deine Dokumentationsplattform nicht richtig mit mehrsprachigen Inhalten umgehen kann. Am Ende kopierst du das gesamte Dokument für jeden Markt, und jede Kopie entfernt sich langsam von den anderen.
Ein Dokument, alle Sprachen](/de/blog/img/ein-dokument-alle-sprachen.svg)
Die Kopier- und Lokalisierungsfalle
Es fängt eigentlich ganz harmlos an. Du hast einen tollen Onboarding-Leitfaden auf Englisch. Das Berliner Büro braucht ihn auf Deutsch, also kopiert ihn jemand, übersetzt ihn und fügt die deutschsprachigen Teile hinzu: DSGVO-Schulung, Informationen zum Betriebsrat, Anmeldung bei der örtlichen Krankenversicherung.
Dann braucht Tokio einen. Wieder kopieren. Übersetze. Füge die japan-spezifischen Dinge hinzu: Hanko-Registrierung, Pendlerpass-Verfahren, Büro-Knigge-Leitfaden.
São Paulo ist als nächstes dran. Das Gleiche. Kopieren, übersetzen, lokale Inhalte über CLT-Anforderungen, Essensgutscheine und Steuerdokumente hinzufügen.
Jetzt hast du vier Dokumente. Das englische Original wird regelmäßig aktualisiert. Die deutsche Version wurde im letzten Quartal aktualisiert. Die japanische Version... jemand glaubt, dass Tanaka-san sie im Oktober aktualisiert hat. Die brasilianische Version wurde von einem Auftragnehmer erstellt, der sie verlassen hat, und seitdem hat sie niemand mehr angefasst.
Jedes Exemplar ist ein Wartungsaufwand, und jedes enthält eine Mischung aus gemeinsamen Inhalten (die überall gleich sind) und lokalen Inhalten (die für den jeweiligen Markt spezifisch sind). Aber die Plattform kennt den Unterschied nicht. Es ist alles nur Text auf einer Seite.
Wenn also jemand den Abschnitt über die Sicherheitsrichtlinien im englischen Original aktualisiert, werden die anderen vier nicht aktualisiert. Oder schlimmer noch, jemand aktualisiert den deutschen Teil, aber nicht den japanischen. Jetzt hast du fünf Dokumente, die alle leicht unterschiedliche Dinge über dieselbe Unternehmenspolitik aussagen.
Das eigentliche Problem: Gemeinsame und lokale Inhalte werden vermischt
Das Problem ist, dass die meisten dieser Dokumente zu 70-80% identisch sind. Die Einführungsschritte, die Einrichtung der Tools, die Sicherheitsrichtlinien, der Abschnitt über die Unternehmenswerte, die Liste der Ansprechpartner. Das ist alles dasselbe, egal ob du in Berlin, Tokio oder São Paulo sitzt.
Der lokale Teil macht vielleicht 20-30% des Dokuments aus. Spezifische Compliance-Anforderungen, lokale Vorteile, regionale Prozesse, Teamkontakte für das jeweilige Büro.
Aber wenn alles in einem großen, flachen Dokument pro Sprache steht, gibt es keine Möglichkeit zu erkennen, welche Teile gemeinsam genutzt werden und welche lokal sind. Eine Aktualisierung des gemeinsamen Inhalts bedeutet, dass man jede Kopie manuell überprüfen und aktualisieren muss. Und das macht niemand konsequent. Deshalb wandern deine Kopien ab.
Ein Dokument. Das war's.
In Rasepi ist der Onboarding-Leitfaden ein einziges Dokument. Nicht eines pro Sprache. Ein einziges.
Die gemeinsamen Inhalte, die 70-80%, die überall gleich sind, werden einmal auf Englisch geschrieben und automatisch in jede Sprache übersetzt, die dein Team verwendet. Wenn jemand den Abschnitt über die Sicherheitsrichtlinien auf Englisch aktualisiert, wird er innerhalb von Sekunden ins Deutsche, Japanische, Portugiesische und Französische übersetzt. Kein manuelles Kopieren. Kein "Jemand sollte die anderen Versionen aktualisieren".
Der lokale Inhalt lebt in der jeweiligen Sprachversion. Der DSGVO-Schulungsteil existiert nur in der deutschen Version. Der Hanko-Prozess existiert nur in der japanischen Version. Die CLT-Anforderungen gibt es nur in der portugiesischen Version. Diese Abschnitte sind als einzigartige Inhalte gekennzeichnet, sie gehören zu dieser Sprache und werden niemals durch eine Neuübersetzung überschrieben.
Wie das genau funktioniert, haben wir in unserem Beitrag Wie Rasepi-Übersetzungen funktionieren beschrieben. Die Kurzversion: Jeder Absatz hat seine eigene Identität. Gemeinsame Absätze werden übersetzt und nachverfolgt. Einzigartige Absätze gehören zu ihrer Sprache und nichts anderes berührt sie.
Das Ergebnis? Deine Wiki-Suche nach "Onboarding" liefert nur ein Ergebnis. Nur "Onboarding". Öffnest du es auf Englisch, siehst du die englische Version mit allen gemeinsamen Inhalten. Öffnest du sie auf Deutsch, siehst du dieselben gemeinsamen Inhalte auf Deutsch plus die deutschsprachigen Abschnitte. Öffne sie auf Japanisch, dann siehst du dieselben gemeinsamen Inhalte auf Japanisch und die japanischen Abschnitte.
Ein Dokument. Nicht fünf. Nicht fünf Dokumente, die langsam und mit unterschiedlicher Geschwindigkeit verrotten.
Was dies tatsächlich ändert
Das ist nicht nur aufgeräumter. Es verändert grundlegend, wie deine Dokumentation in den verschiedenen Büros funktioniert.
Aktualisierungen erreichen tatsächlich jeden.
Wenn du den gemeinsamen Teil des Onboarding-Leitfadens aktualisierst, wird er in allen Sprachen auf den neuesten Stand gebracht. Nicht erst, wenn sich jemand daran erinnert, es zu tun. Er wird automatisch aktualisiert. Der Absatz, den du geändert hast, wird neu übersetzt. Alles andere bleibt genau so, wie es war.
Das bedeutet, dass dein Büro in Tokio die gleichen Unternehmensrichtlinien liest wie dein Büro in London. Nicht die Version von vor sechs Monaten, die niemand aktualisieren konnte.
Lokale Teams besitzen ihre lokalen Inhalte
Dein Münchner Team kann einen Abschnitt über den lokalen Fitnessstudio-Rabatt hinzufügen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass er durch das nächste englische Update ausgelöscht wird. Ihre einzigartigen Inhalte gehören ihnen. Er verbleibt in der deutschen Version und wird von Änderungen an der englischen Version nicht berührt.
Dasselbe gilt für jedes andere Büro. Lokale Inhalte sind wirklich lokal. Sie haben keinen Einfluss auf die gemeinsamen Inhalte und die gemeinsamen Inhalte haben keinen Einfluss auf sie.
Neu eingestellte Mitarbeiter erhalten die richtigen Informationen
Ein neuer Mitarbeiter in São Paulo öffnet den Einführungsleitfaden und sieht alles, was er braucht. Die gemeinsamen Abschnitte (Tools, Sicherheit, Werte) sind auf Portugiesisch. Die brasilienspezifischen Abschnitte (CLT, Steuerdokumente, Essensgutscheine) sind gleich daneben. Ein Dokument, alles in ihrer Sprache, nichts fehlt, nichts ist veraltet.
Sie müssen nicht wissen, dass drei andere Büros andere lokale Abschnitte haben. Sie sehen nur ihre Version. Sauber und vollständig.
Deine Seitenzahl sinkt
Das ist die einfache Rechnung. Wenn du 50 wichtige Dokumente hast und sie in 5 Sprachen mit dem Copy-and-Localise-Ansatz pflegst, hast du 250 Dokumente. In Rasepi hast du 50. Jede dieser Sprachversionen hat einen gemeinsamen Inhalt und ihre eigenen lokalen Abschnitte.
250 Dokumente müssen gepflegt werden, statt 50. Das sind 200 Seiten Wartungsaufwand, die einfach verschwinden.
Es geht nicht nur um das Onboarding
Onboarding ist das offensichtliche Beispiel, weil jedes globale Unternehmen dieses Problem hat. Aber das gleiche Muster ist überall zu beobachten:
- Einführungsleitfäden. Die Kernschritte sind die gleichen, aber das Berliner Team verwendet einen lokalen Staging-Server und Tokio hat einen anderen Genehmigungsprozess.
- Compliance-Dokumentation. GDPR-Abschnitt für Europa, LGPD für Brasilien, APPI für Japan. Alle befinden sich im selben Dokument und werden nur dort angezeigt, wo sie relevant sind.
- Vergünstigungen und Personalpolitik. Die Elternzeitregelung ist in jedem Land anders. Die Unternehmenswerte sind überall dieselben.
- Kundenorientierte Hilfedokumente. Das Produkt funktioniert überall gleich, aber die Zahlungsmodalitäten, die Supportzeiten und die regionalen Bestimmungen sind unterschiedlich.
Jedes dieser Dokumente ist ein Dokument, das die meisten Unternehmen für jeden Markt separat pflegen. Und jedes dieser Dokumente könnte ein einziges Dokument mit gemeinsamen und lokalen Inhalten sein.
Der Verbundeffekt
Hier wird es ernst. Ein Unternehmen mit 200 Dokumenten in 4 Märkten pflegt nicht nur 200 Dokumente. Es verwaltet 800. Aber sie haben Personal für 200. Was also tatsächlich passiert, ist:
- Die englischen Versionen sind aktuell
- Die deutschen Versionen sind meist aktuell
- Die französischen Versionen sind im Rückstand
- Die japanischen Versionen sind ein Fragezeichen
Kommt dir das bekannt vor?
In Rasepi verwalten sie 200 Dokumente. Die gemeinsamen Inhalte werden automatisch übersetzt. Die lokalen Inhalte werden von den lokalen Teams hinzugefügt. Jede Version ist so aktuell wie die englische, plus die lokalen Ergänzungen, die das regionale Team vorgenommen hat.
Auch die Übersetzungskosten sind niedriger. Wenn du einen Absatz in Englisch aktualisierst, wird nur dieser Absatz in alle Sprachen neu übersetzt. Nicht das ganze Dokument, nicht alle 200 Dokumente. Nur der Absatz, der sich tatsächlich geändert hat. Wir haben ausführlich darüber geschrieben wie das funktioniert, einschließlich des Glossars und der Stilregeln, die dafür sorgen, dass übersetzte Inhalte natürlich klingen.
Ein kurzer Bauchcheck
Wenn du ein globales Team leitest, solltest du dich fragen:
- Wie viele doppelte Dokumente hast du? Suche nach demselben Thema und zähle die sprachspezifischen Kopien.
- Wie aktuell sind die nicht-englischen Versionen? Überprüfe das Datum der letzten Änderung in deinen deutschen, französischen oder japanischen Dokumenten. Wie weit liegen sie zurück?
- Fügen die Teams vor Ort Inhalte zu ihren Versionen hinzu? Oder haben sie es aufgegeben, weil sie überschrieben werden?
- Wie lange dauert das Onboarding in den nicht-englischen Büros? Wenn es länger dauert, ist es wahrscheinlich, dass die Dokumentation für sie nicht richtig ist.
Wenn du dich bei den Antworten unwohl fühlst, bist du nicht allein. Die meisten Unternehmen merken erst dann, wie viel Aufwand sie verursacht haben, wenn sie die Kopien tatsächlich zählen.
Die Dokumentation sollte mit deinem Unternehmen mitwachsen und sich nicht vervielfältigen. Jedes Exemplar, das du pflegst, ist ein Exemplar, das zurückbleiben, einen neuen Mitarbeiter verwirren oder der Version widersprechen kann, die jemand anderes gerade liest. Ein Dokument pro Thema, mit übersetzten gemeinsamen Inhalten und lokalen Inhalten, wo sie hingehören - so sollte die Dokumentation in einem globalen Unternehmen funktionieren.
Dein Wiki sollte nicht fünf Kopien desselben Dokuments benötigen. Eine ist genug. Gemeinsame Schritte übersetzt, lokale Schritte pro Sprache. Das war's.